Destacaron la necesidad de activar este grupo para coordinar los criterios de manejo, clasificación y destino de la documentación oficial
M de R/ Diario de Chiapas
Con el propósito de fortalecer la responsabilidad institucional y mejorar los procesos de gestión documental, el Gobierno Municipal de Jiquipilas llevó a cabo una capacitación dirigida a directoras, directores y secretarios de las diferentes Áreas del Ayuntamiento, sobre el manejo adecuado del Archivo Municipal.
Las actividades fueron encabezadas por la presidenta Municipal de Jiquipilas, Benérita Vela Avendaño y el personal del Archivo General del Estado de Chiapas a cargo de Andrés Aguilar Alvarado, director de Control de Digitalización; quienes destacaron la importancia de contar con procesos ordenados y adecuados para la recepción, clasificación, conservación, consulta y resguardo de la documentación oficial.
Durante la capacitación se explicó que el Sistema Institucional de Archivos, permite establecer la correcta gestión documental y dar trazabilidad a los documentos desde su recepción, trámite y seguimiento, hasta su conclusión y resguardo; garantizando así la continuidad administrativa de las instituciones.
Se puntualizó que todo proceso inicia en el Archivo de Correspondencia, anteriormente conocido como Oficialía de Partes, donde se reciben escritos, circulares, solicitudes y peticiones ciudadanas y gubernamentales, para posteriormente canalizarlos a las áreas correspondientes de acuerdo con su naturaleza y asunto.
Asimismo, se abordó la importancia de distinguir los diferentes tipos de archivos: Archivo de Trámite, Archivo de Concentración y Archivo Histórico; ya que cada uno requiere procedimientos específicos para su adecuada organización, conservación y disposición documental.
De igual manera, se destacó la necesidad de poner en funciones al Grupo Interdisciplinario de Gestión Documental, instancia encargada de analizar, coordinar y establecer criterios para el manejo y destino de la documentación generada por las distintas Áreas de la Administración Pública Municipal.
Durante la jornada también se hizo énfasis en que los documentos oficiales pueden tener valor legal, administrativo, fiscal e histórico; por lo que deben permanecer debidamente organizados y bajo resguardo institucional.
Esta responsabilidad forma parte de las atribuciones de las y los servidores públicos y resulta fundamental para garantizar una adecuada entrega-recepción al momento del cambio de autoridades.
En materia de fiscalización, se explicó la relevancia del Archivo Fiscal-Contable, cuyos documentos deben conservarse de cinco a seis años durante los plazos establecidos por la normatividad aplicable para atender procesos de comprobación y auditoría. En caso de existir observaciones pendientes, la documentación deberá mantenerse bajo resguardo hasta su conclusión.
En este sentido, la presidenta municipal, Benérita Vela Avendaño; resaltó la importancia de fortalecer la coordinación institucional mediante posibles convenios de colaboración entre el Gobierno Municipal de Jiquipilas y el Archivo General del Estado de Chiapas, que permitan mantener una capacitación permanente para el personal y mejorar el manejo de la documentación que diariamente se genera y recibe en el Ayuntamiento.
Con estas acciones, el Gobierno Municipal de Jiquipilas; refrenda su compromiso con el orden administrativo, la transparencia, la responsabilidad institucional y la correcta preservación de la memoria documental del municipio, fortaleciendo una Administración Pública organizada y al servicio de la ciudadanía.
