Los documentos contables son registros fundamentales que una empresa tiene con el fin de justificar y respaldar cada operación financiera que revisa.
Puede ir desde una factura hasta los estados de cuenta bancarios, tener un control de ellos permite tener un buen panorama de las transacciones y ayuda que se cumplan las disposiciones del SAT.
¿Qué importancia tienen los documentos contables?
Son un pilar fundamental de la contabilidad y la salud fiscal de una empresa y su manejo adecuado garantiza estar al día con todos los requerimientos que el fisco solicita en materia de ingresos y egresos, además permite facilitar auditorías internas y externas, así como evitar problemas legales o sanciones por falta de respaldo documental.
Clasificación de los documentos contables
Los documentos contables pueden clasificarse según el origen de su emisión en internos y externos. Los documentos contables internos son aquellos generados dentro de la empresa para registrar sus operaciones financieras. Algunos ejemplos son los recibos de cobro, que certifican que un cliente ha realizado un pago; las notas de crédito y débito, que permiten corregir errores en facturas previas; y los comprobantes de egreso, que registran pagos realizados a proveedores o empleados.
Los documentos contables externos son emitidos por terceros y recibidos por la empresa como prueba de una transacción. Algunos ejemplos son las facturas de venta, que se emiten al vender productos o servicios; las facturas de compra, que se reciben al adquirir bienes o servicios; los recibos de caja, que registran ingresos en efectivo por diferentes conceptos; los comprobantes de pago, que justifican transacciones como pagos de sueldos o transferencias bancarias; y los estados de cuenta bancarios, que reflejan los movimientos de las cuentas de la empresa.
¿Qué función tienen?
Principalmente el poder llevar un control detallado de las operaciones financieras y asegurar que las decisiones empresariales se basen en información real y verificable; de igual manera, permiten detectar irregularidades, conciliar cuentas y optimizar la administración de los recursos.
El software de nóminas en México es una herramienta de gran importancia en la contabilidad empresarial ya que automatiza el cálculo de sueldos, impuestos, prestaciones y deducciones. Estas soluciones permiten la generación de recibos de nómina en formato CFDI, asegurando la correcta retención y declaración de impuestos ante el SAT.
Por otro lado, el complemento Carta Porte es un documento contable esencial para el transporte de mercancías en México que pocas veces es considerado pero que tiene gran importancia.
Su función es garantizar la trazabilidad de los bienes transportados y cumplir con los requisitos fiscales establecidos. Este complemento debe incorporarse a los CFDI de tipo traslado o ingreso, incluyendo información detallada sobre el origen, destino, tipo de mercancía y datos del transportista. Su correcta emisión es fundamental para evitar sanciones y asegurar el cumplimiento de la normativa que se encuentre en vigencia.
Las mejores prácticas para tu gestión contable
Para que sea mayor el beneficio de estos documentos, es recomendable mantener un archivo ordenado y digitalizado que facilite un acceso rápido, verificar la autenticidad y exactitud de cada documento, actualizar los registros periódicamente para evitar discrepancias y cumplir con las normativas fiscales y contables vigentes.
Los documentos contables no solo son el respaldo legal de cada transacción, sino que también facilitan la toma de decisiones y la optimización de la gestión financiera. Una empresa que organiza y administra correctamente su documentación contable estará mejor preparada para afrontar auditorías, mejorar su planificación fiscal y garantizar su estabilidad económica, para tener un mejor control puedes recurrir a herramientas como Facturama, una plataforma que permite generar, administrar y almacenar comprobantes fiscales de manera sencilla y eficiente.
